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#MF20 Día 12: Planificación Eficiente

¡Bienvenidos al día 12 del programa!

Hoy hablaremos sobre los aspectos a los que debes poner mucha atención cuando haces planes financieros (y de cualquier tipo, en realidad) para mejorar tus posibilidades de realmente ejecutarlos y alcanzar tus metas.

Estos aspectos son: los supuestos, la ejecución, el nivel de detalle, la revisión y el refuerzo externos de tus planes.

¡Comencemos!

Supuestos

Un plan es, por definición, una predicción del futuro. Para poder hacer predicciones razonables, en cualquier planificación debes realizar una serie de suposiciones sobre cosas que pueden, o no, suceder.

La mayoría de planes no resiste el contacto con la realidad. En el momento en el que comienzas a ejecutarlos, te das cuenta de que algunos de tus supuestos no eran verdaderos y debes ajustar tu plan.

Así que la primera recomendación para cualquier plan que hagas es: ten siempre claros cuáles fueron los supuestos que usaste para planificar.

Por ejemplo, si parte de tu plan era reducir tus gastos en ropa y zapatos, estás asumiendo que no habrá ninguna necesidad de ropa y zapatos fuera de lo habitual. Pero, ¿que sucedería si en un viaje pierdes tu equipaje y pierdes tu único traje formal? ¿O ganas peso durante el año y ya no te queda bien? Talvez no fue porque descuidaste tu dieta sino porque quedaste embarazada.

Todas estas situaciones son completamente posibles, pero no son muy probables. Por eso, es mejor asumir algunas cosas y hacer un plan útil y razonable, en lugar de tratar de prever absolutamente todas las cosa que pueden ir mal y hacer un plan demasiado complejo.

Tan pronto como sepas que uno de tus supuestos resulto se falso, sabes que debes hacer cambios al plan.

Ejecución

¿Alguna vez has hecho planes para un proyecto y luego cuando tratas de ejecutarlo te das cuenta de que es muy complicado? ¿O quizás planificaste todo pero hasta el momento en que comenzaste a ejecutarlo notaste que hay habilidades que aprender antes de poder continuar?

Esto es básicamente lo que sucede con las resoluciones de año nuevo. Estableces una meta que te emociona mucho, y debido a la emoción crees que eres capaz de todo!

Dices “Este año aprenderé un idioma nuevo… No! Mejor dos… no, mejor tres!”. Planificas, escoges un lugar para estudiar y te inscribes. Luego cuando comienzas a ir a clases te das cuenta de que el resto de actividades de tu día a día no te permiten practicar y hacer las tareas. ¿Cuál es el error?

No es que la meta esté mal en sí misma. Probablemente tampoco el plan del todo mal. El problema es que el plan está incompleto. El plan estaba fuera de contexto. La ejecución del plan, requería más recursos de los que en realidad tienes.

Estos recursos pueden ser externos (dinero, vehículo, espacio en tu casa, etc.) o internos (disciplina, habilidades, etc.)

Parte de la aceptación de la que hablamos ayer se refiere a que aceptes los recursos con los que cuentas y por lo tanto, hagas planes  realistas.

Esto no significa que te conformes con un bajo desempeño, sino que aceptes el nivel de retos que puedes manejar por ahora. En otras palabras, busca estar justo en el borde de tu zona cómoda, pero no crees planes que sólo un robot podría ejecutar.

Detalles

Como regla general, mientras más cercana está una tarea dentro del plan, más nivel de detalle debe tener.

En otras palabras, si tu plan abarca 6 meses de trabajo, deberías tener metas generales para cada mes. La meta general del mes más próximo, deberías descomponerla en metas semanales. Y la meta semanal de la próxima semana, descomponerla en metas diarias. Y cada día, hacer un listado de actividades específicas para ese día.

No tiene sentido que detalles las tareas día a día durante los 6 meses porque no sabes si tendrás que cambiar tu plan la próxima semana. Mejor invierte ese tiempo en ejecutar tareas ya definidas y no en planificar tareas que quizás nunca tengas que hacer.

Planear planear

Como consecuencia de lo anterior, regularmente debes visitar tus planes para definir el nivel de detalle de la siguiente fase. Y por otro lado, cuando uno de tus supuestos resulta ser falso, debes ajustar tus planes para reflejar la realidad.

Esto puede resultar obvio, pero no basta con que lo sepas. Tus planes deben contemplar fechas y actividades específicas para revisar y actualizar tus planes como sea necesario.

Refuerzos Externos

Finalmente, una excelente forma de mantenerte en línea con con tus metas y apegado a tus planes es utilizando factores externos para reforzarlos.

Por ejemplo, puedes escribir tus metas y pegarlas en un lugar visible en tu escritorio. La revisión frecuente de tus planes (y la actualización de los planes como mencioné arriba) también te ayudan a mantener la vista puesta en los objetivos finales.

Como he mencionado (muchas veces) antes, compartir tus metas con un grupo de personas que te apoyen y compartan metas similares puede reforzar tus propias metas.

¡Y eso es todo por hoy! Mañana comenzaremos a utilizar estos mismos principios para crear planes de ahorro, gastos, pago de deudas, etc.

¿Utilizas estos aspectos en tus planes personales o de negocios? ¿Qué cosas importantes agregarías a la lista para hacer mejores planes? ¡Te espero en los comentarios!

¡Nos vemos mañana!

¿Terminaste? Sigue con la siguiente tarea. ¿No sabes qué es MF20? Puedes leer más aquí.

Del Trabajo en Equipo, Planificación, Perseverancia y Hormigas

Hace un par de días estaba en la cocina preparándome un licuado de frutas para el desayuno, cuando de pronto, de reojo, vi algo moviéndose en la pared.

Después de asumir que era algún insecto, le presté atención y vi que en realidad eran varios insectos más una miga de pan. Eran unas cinco o seis hormigas cargando la miga de pan en la pared. Parecía un trabajo duro.

¿Has escuchado las clásicas historias motivacionales de que debemos trabajar en equipo como las hormigas para lograr mejores resultados? Pues eso fue exactamente lo que me vino a la mente.

Mientras disfrutaba mi licuado de melón, sandía y banano seguí observando a las hormigas que se dirigían a un diminuto agujero en la pared justo en el borde de la ventana. Al observar detenidamente noté que habían varias hormigas que iban a los lados de la caravana que al parecer no hacían nada. Sin embargo, después de unos segundos alguna de estas hormigas se unía al grupo que cargaba la miga de pan y hacía que una de las que estaba cargando saliera del grupo y caminara a un lado. Era como si le dijera “¡Buen trabajo! Ahora ve a descansar y yo sigo cargando.” Pronto las hormigas que iban saliendo se reintegraban a la caravana y otras salían.

Me pareció fascinante y por primera vez pensé que las clásicas historias de motivación no están tan desconectadas de la realidad como uno piensa.

Usualmente hago un litro de licuado de frutas para el desayuno, así que tuve suficiente tiempo para seguir observando a las hormigas. Sin darme cuenta ya habían avanzado unos 75 centímetros desde que las comencé a observar. El agujero al que se dirigían está a unos 2 metros de altura. Ya estaban por llegar.

Entonces fue cuando comprendí que aunque el trabajo en equipo es muy importante, no es lo único importante. La planificación y la claridad de las metas también es importante. Tener la habilidad de “ver el futuro” también es importante… Resulta ser que la miga de pan, era más grande que el agujero. Eso no te lo dicen en las clásicas historias de motivación.

Así que pensé, “bueno hormigas, ¿cómo saldrán de ésta?”. Por un momento pensé que botarían la miga de pan. Ya sea porque fallarían al intentar introducirla al agujero o porque se darían por vencidas. Cuando noté lo que estaban haciendo, fue cuando realmente entendí la lección.

Ya habían avanzado por más de 2 metros con la miga. Habían hecho decenas de relevos en todo el recorrido. Llevaban unos cinco minutos haciendo esfuerzo. ¡No era hora de darse por vencidas!

Algunas hormigas se quedaron sosteniendo la miga de pan cerca del agujero. Comenzaron a llegar otras. Cada una se acercaba a la miga y a simple vista parecía que la examinaban y luego se iban. Pero poco a poco la miga de pan fue haciéndose más y más pequeña. Poco a poco le iban quitando pedazos para poder pasar por el agujero.

Eso me tomó por sorpresa. ¿Realmente mi primer pensamiento fue asumir que las hormigas se darían por vencidas o fallarían? Si eres un lector habitual seguramente sabes que la siguiente pregunta que me hice es ¿en qué momentos de la vida —fuera de la cocina— mi primer impulso es asumir que ya no hay salida? Las reflexiones a las que puedes llegar si te haces las mismas preguntas pueden ser sorprendentes.

Así que recuerda, enfócate en tus metas, trabaja en equipo cuando sea posible, apégate a los planes mientras sea razonable pero no dudes en cambiarlos cuando sea necesario. No te des por vencido y sobre todo… aliméntate sanamente.